Guia #3 Documentos comerciales y títulos valores

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Toda operación contable debe estar registrado en los libros de contabilidad, pero pues a su vez tiene que tener un respaldo justificable, es por ello que seguidamente se hablara de los principales documentos comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable.

Características obligatorias de cualquier soporte contable :
*Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
*Nombre, numero y fecha del comprobante
*Descripción del contenido del documento
*Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes

Los principales soportes son :

~Recibo de caja : Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Esta constituido por el original y dos copias, el original se entrega al cliente y una copia va para el archivo consecutivo y la otra para anexar al comprobante de diario. Este se contabiliza en el débito en la cuenta caja  y se acredita de acuerdo con su contenido o según sea el pago del concepto.

~Consignacion bancaria : Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la maquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Existen dos tipos de consignacion una para efectivo y  para cheques de bancos locales y otra para consignar remesas o cheques de otras plazas.

~Factura de compra-venta : Es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad , la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el lado del vendedor se denomina factura de venta y del comprador factura de compra. Generalmente el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de diario.

La factura se debe expedir con :
*Denominación de factura de venta (preimpreso)
*Numeración de orden consecutivo (preimpreso)
*Nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso)
*Nombre o razón social de quien adquiere los bienes o servicios.
*Fecha de expedición
*Descripción especifica de los artículos vendidos
*Nombre o razón social y NIT de quien imprimió la factura (preimpreso)
*Indicar la calidad de agente retenedor.

~Cheque : Es un titulo valor por medio del cual una persona denominada "girador" ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario"

~Comprobante de egreso : Soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado , el original para anexar al comprobante de diario y la copia para el archivo consecutivo.

~Letra de cambio : Documento negociable o titulo valor , respalda una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, en una fecha determinada.

~Pagaré : Titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar una cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar créditos bancarios.

~Nota Débito : Es un comprobante que se emplea para cargar a la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidacion de facturas y los intereses causados por financiacion o por mora en el pago de sus obligaciones.

~Nota Crédito : Soporte que se utiliza cuando se conceden descuentos que no estén liquidados en las facturas o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de mercancía.

~Recibo de caja menor : Es un soporte de los gastos pagados en efectivo , por cuantías mínimas.

~Nota de contabilidad : Documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como en el caso de los asientos de correccion, ajustes y cierre.